De zin en onzin van documenten in ‘huisstijl’

7 oktober 2011

Wie schrijft er nog wel eens een brief? De meesten van jullie niet zo veel meer, schat ik zo in. Waarom zou je dan veel moeite doen om een heel systeem te laten maken die je in staat stelt om brieven, faxen (ook al zoiets archaïsch), memo’s enzovoorts netjes in de huisstijl van je bedrijf op te maken? Het is vaak duur en je doet het eigenlijk voor maar een paar gebruikers, die toevallig wel regelmatig brieven en memo’s maken. Niet meer doen dus? Laat iedereen zijn gang maar gaan? Of is dat ook geen goed idee?

Wat ik nu vaak zie bij bedrijven is dat ze dan maar een paar sjablonen laten maken en die op het Intranet of op een centrale schijf opslaan. Je moet dan als gebruiker op zoek gaan naar het sjabloon, vervolgens je eigen gegevens in gaan voeren en er dan mee aan de slag gaan. Doen mensen dat? Nee, dus! Soms staat er in de instructies dat je je eigen gegevens moet invoeren, dan het sjabloon opslaan onder ‘mijn documenten’ en dan pas je brief of ander document moet gaan gebruiken. Gebeurt dus ook niet! Bovendien is het centraal doorvoeren van wijzigingen vrijwel onmogelijk.

Maar hoe moet het dan? Is er een ‘gulden middenweg’? Dat ligt een beetje aan het soort organisatie waar je werkt, maar ook hoe professioneel je wil overkomen en hoeveel aandacht je daar aan wil geven. Er zijn een aantal scenario’s die je kunt volgen:

  1. Zorg voor een basisdocument: in dat basisdocument zit het juiste lettertype, regelafstand en eventueel het logo. Deze vervangt het basis ‘Lege document’, of ‘normal.dotm’. Als je het logo plaatst zorg er dan voor dat je deze eenvoudig kan verwijderen, bijvoorbeeld als je op briefpapier wil afdrukken.
  2. Onderzoek welke standaarddocumenten binnen je organisatie gebruikt worden en zorg voor sjablonen, die je vervolgens in een centrale sjablonenmap zet, bereikbaar voor iedere gebruiker (die ze dan via Bestand-Nieuw kan opvragen)
  3. Laat een eenvoudig systeem ontwikkelen (of koop een standaardsysteem) voor het maken van documenten. Er zijn behoorlijk wat grote systemen op de markt die de meest uitgebreide mogelijkheden bieden, maar als je geen grote hoeveelheden verschillende documenten dagelijks de deur uit doet zou ik je dat niet aanraden. Belangrijkste ‘feature’ van zo’n systeem moet zijn dat je gegevens worden onthouden, zodat je niet iedere keer je naam en telefoonnummer moet invullen. Verder is het erg handig en gebruiksvriendelijk om een aparte tab te hebben waarin je kunt kiezen voor de verschillende documenten, je gebruikersgegevens kunt invullen en (ook heel handig) het bestaande document kunt wijzigen.
  4. Introduceer en onderzoek daarna wat de ervaringen zijn en welke extra wensen de gebruikers nog meer hebben. Het is handiger om dit pas te doen als de gebruikers wat ervaring hebben opgedaan met het nieuwe systeem. Denk bij extra wensen aan de koppeling met een adressenboek van Outlook, een lijst met ondertekenaars, de mogelijkheid om documenten met of zonder logo te printen etc.

Het allerbelangrijkste, onafhankelijk van het scenario dat wordt gekozen, is dat je goed en duidelijk communiceert wat gebruikers moeten doen, waar ze de documenten kunnen vinden etc. Maak het de mensen gemakkelijk, dat zorgt ervoor dat de documenten ook gebruikt gaan worden. Want documenten die onvindbaar zijn of veel tijd en moeite kosten worden niet gebruikt. Hetzelfde geldt als je niet duidelijk communiceert wat mensen moeten doen. En als je als organisatie professioneel wil overkomen, dan moet je het de mensen in die organisatie makkelijk maken.

 

Geef een reactie